sistem informasi management

Definisi dan Pokok-pokok Sistem Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM), adalah sistem pengolahan data untuk menjadi informasi dengan menggunakan manusia dan komputer. Informasi itu sangat dibutuhkan untuk fungsi manajemen, artinya sebagai bahan pijakan para pengambil keputusan (sesuai dengan tahapan managerialnya), dalam mengambil keputusannya. Penggunaan komputer dalam SIM karena komputer dalam beberapa hal memiliki kemampuan yang melebihi kemampuan manusia, misalnya: dapat menyimpan sejumlah data yang banyak, pengolahan data yang cepat dan akurat, dan dapat memunculkan informasi kapan saja.
Keadaan data sebagai bahan informasi jumlahnya sangat banyak dan bervariasi, hal ini sesuai dengan keadaan data dari berbagai bagian organisasi yang mendukung organisasi tersebut.

Data yang bervariasi dan banyak itu agar terpadu dalam pengolahannya ditampung secara sistematis dalam data base. Untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dari Sistem Informasi Manajemen, prosedur kerjanya dilaksanakan dengan on-line, yaitu beberapa komputer dan bagian-bagian organisasi dan subbagian organisasi dikembang-kan dengan "pusat komputer" sebagai terminal; manfaatnya agar setiap yang membutuh-kan dapat dengan cepat memperoleh informasi.

Berbagai jenis informasi akan dibutuhkan oleh setiap tingkatan managerial sesuai dengan keperluannya. Tingkatan-tingkatan managerial itu ialah: top management, midle management, low management, dan operation personal.

Salah satu bagian untuk memahami SIM adalah adanya pokok-pokok SIM, yaitu elemen-elemen yang terlibat dalam sistem informasi manajemen. Pada garis besarnya elemen-elemen yang terlibat dalam SIM terdiri dari 3 bagian, yaitu:
a. perangkat keras (hard ware),
b. perangkat lunak (software) yang terbagi dalam: data base, sistem umum, dan prosedur, dan
c. faktor manusia yang dimaksud dalam bagian ini adalah petugas pengoperasian komputer, yang menjamin benar dan lancarnya informasi.

Sistem umum terdiri dari subsistem kegiatan dan subsistem fungsi organisasi. Subsistem kegiatan yaitu: perencanaan strategis, pengendalian manajemen, pengendalian operasional, dan pengolahan transaksi.

Sedangkan subsistem fungsi organisasi adalah yang bersangkutan dengan bagian-bagian dari organisasi bisnis, seperti: pemasaran, produksi, logistik, personalia dan sebagainya. Yang terdiri dari komputer dengan berbagai fungsi dan modelnya

Evaluasi Perkembangan Konsep dan Profesional SIM

Evolusi Perkembangaan Konsep SIM, maksudnya adalah secara pelan (tidak serentak) tetapi pasti sistem informasi manajemen mengalami perkembangan.
Perkembangan tersebut terjadi pada prosedurnya, dan pengolahan komputer; sehingga hal ini dapat meningkatkan kemampuan organisasi.

Perkembangan prosedural yaitu semakin meningkatnya penggunaan konsep-konsep manajemen dalam SIM; seperi: teori manajemen, ilmu manajemen, dan perakunan manajerial. Tentu saja penggunaan istilah-istilah tersebut lebih cenderung khas penggunaannya dalam SIM.

Penggunaan teori manajemen dalam SIM bertujuan untuk peningkatan perilaku manusia, baik yang terlibat dalam proses (sistem manusia dan mesin) maupun yang terlibat dalam pengambilan keputusan; sehingga kualitas organisasi meningkat.

Ilmu manajemen cenderung memakai kriteria ekonomis dan teknis dari pada kriteria perilaku; misalnya: sistematis dalam pemecahan masalah, pemakaian prosedur matematis dan statistis dalam analisis keputusannya.

Perakunan manajerial digunakan dalam perhitungan keuangan secara keseluruhan; disamping perhitungan biaya dan penganggaran, Pengolahan komputer berkembang sejajar dengan berkembangnya teknologi komputer, baik dalam perangkat kerasnya maupun perangkat lunaknya, sehingga benar-benar mendukung ketepatan dan kecepatan informasi yang dibutuhkan.

Pada sistem informasi manajemen, seperti pada bidang-bidang pekerjaan lainnya, terjadi usaha peningkatan profesional, yaitu usaha peningkatan mutu sumber daya manusia. Usaha tersebut dilaksanakan melalui program akademis formal.

Pada prinsipnya program akademis formal dibagi dalam dua bagian, sesuai dengan kebutuhan sistem informasi itu sendiri, yaitu bidang analisis sistem keorganisasian dan bidang perancang sistem.

Analisis sistem keorganisasian adalah berhubungan dengan struktur organisasi dan perilaku manusia yang terlibat dalam SIM.

Perancang sistem berhubungan dengan sistem teknologi komputer, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya, serta prosedur pelaksanaanya sehingga benar-benar dapat menunjang lancarnya SIM. Tentu saja kedua bidang pendidikan itu dilaksanakan dengan materi kurikulum yang berbeda, karena memang tujuannya berbeda.

Disamping maju pesatnya proses SIM, terdapat pula hambatan-hambatan yang mengganggu, yaitu masih terdapatnya beberapa kontroversi.

Beberapa hal yang sifatnya kontroversial itu adalah: sistem total dengan gabungan subsistem, sumber sistem informasi terpusat dengan pengolahan terpencar, sebuah terminal di setiap kantor eksekutif dengan terminal-terminal yang dioperasikan oleh staf; kesiapan fungsi manajerial untuk menerima teknologi sistem informasi.

Selain itu sistem total dianggap terlalu sulit untuk dilaksanakan, maka masih banyak yang menggunakan gabungan subsistem-subsistem.

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

• a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

• b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

Sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Ada sistem konseptual ada sistem fisik , ada sistem terbuka ada sistem tertutup, dan ada sistem alamiah ada sistem yang dibuat manusia.

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan mempunyai arti bagi pengguna untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan sumber daya konseptual; sumberdaya fisik: Manusia, uang, material dan mesin. Informasi dikategorikan: informasi strategis, informasi taktis dan informasi teknis.

Sistem informasi adalah sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi bagi pengguna.

Sistem informasi manajemen mempunyai pengertian sebagai suatu metode formal untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen, yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi yang bersangkutan dapat dilakukan secara efektif. (Stoner JAF., 1991)

Menurut McLeod, sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau subunit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan mengenai apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi dimasa datang. Informasi tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan kusus, dan output dari model matematika. Informasi digunakan oleh manajer atau non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem informasi yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat kepada seluruh bagian untuk memanage suatu organisasi agar tetap eksis. Kecenderungan utama dalam sistem informasi adalah kearah pengembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat. Oleh sebab itu pimpinan harus membuat keputusan dengan cepat, dan terutama memperpendek waktu antara munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.

Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi  sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi, antara lain :
1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making)

Fungsi / Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

sumber:unas